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Archiv-Regeln und Struktur (PDF)

Das VeFö-Archiv DURCHSUCHEN

Hier kannst Du das Archiv durchstöbern. Es gibt dabei verschiedene Arten, die Datenbank zu durchsuchen. Hier findest Du die Suchmaske. (Unten eine kurze Beschreibung!) - Wildcards geben bessere Resultate (%-Zeichen verwenden!).

Suchkriterien hier eingeben:

Was suche ich (freier Text):
Archiv-Nr (Ebene 1):
Archiv-Nr (Ebene 2):
Archiv-Nr (Ebene 3):
Periode (Zeitangaben oder
Beschreibung der Periode):
Datum (TT.MM.JJJJ):
Titel (des Dokumentes/Eintrages):
*Eintragskategorie:
*Eintragsthema:
*Such-Stichworte:

 


Das VeFö-Archiv hat eine klare Struktur!

In den Regeln (Link in der rechten Spalte) findest Du den Registraturplan und die Regeln, nach denen das VeFö-Archiv aufgebaut ist. Der Registraturplan kann Dir auch dabei helfen, Suchkriterien festzulegen.

Die Suchkriterien

Für Text-Suche empfiehlt es sich, jeweils vor und nach dem gesuchten Text ein "Wildcard"-Zeichen einzugeben. Dieses ist für das VeFö-Archiv (MySQL-Datenbank!) das Prozentzeichen (%). Eine so eingegebene Textsuche gibt bessere Trefferquoten, da das System ansonsten genau den eingegebenen Text finden muss, um einen Treffer zu landen (Bsp-Eingabe: '%Wölfe%' gibt als Treffer alle Einträge, in denen im angegebenen Datenfeld das Wort "Wölfe" vorkommt.

In der Suchmaske findest Du:

- freie Textsuche (der eingegebene Text wird im gesamten Archiv in 'Periode', 'Titel' und 'Such-Stichwörter' gesucht)
- Kapitel-Nummern des Registraturplanes (dreistufig, jede Stufe max. 2 Stellen)
- Periode (in Form von Zeitangaben oder einer Beschreibung der Periode, z.B. 60er [Jahre], etc.)
- Datum (Einträge haben normalerweise eine von-bis-Datumsangabe. Liegt das angegebene Datum dazwischen: Treffer!)
- Titel des Dokumentes (wenn bekannt)
- Eintrags-Kategorie (Welcher Art ist das Gesuchte, z.B. ein Video, ein Text-Dokument, etc. - vorgegebene Auswahl)
- Eintrags-Thema (zu welchem Thema gehört das Gesuchte: Anlass, Administration, etc. - vorgegebene Auswahl)
- Stichworte (Die Einträge haben normalerweise eine Anzahl Suchkriterien als Stichworte, bspw. "Lager", "HeLa", etc.)

Suchen kann man auch 'nur' Textteile, wobei dann das 'Wildcard'-Zeichen gebraucht werden muss (vor und/oder nach dem angegebenen Text). Wildcards werden für MySQL-Datenbanken immer mit dem Prozent-Zeichen '%' angegeben. Bei Textfeldern ist es empfohlen, diese Methode (mit Wildcards) zu verwenden, ansonsten wird genau der angegebene Inhalt gesucht. Wenn mehr als nur gerade diese Angabe im Eintrag vorkommt, kann es sein, dass der Eintrag nicht gefunden wird. Es ist natürlich auch möglich, nur ein oder einzelne Felder auszufüllen. Alle angegebenen Daten werden mit der "UND"-Funktion verknüpft, also müssen alle Angaben erfüllt sein, damit ein Eintrag gefunden wird. Leergelassene Felder (keine Angaben) bedeuten, dass alle in diesem Feld eingetragenen Daten Treffer sind.

Als Resultat gibt Dir das System eine Liste aus (sofern etwas gefunden wurde), die alle treffenden Einträge enthält. Jeder dieser Einträge kann "geöffnet" werden (Details anschauen) und man kann - sofern eine Online-Kopie des Archivobjektes vorliegt - direkt einen Button ("Zeigen!")anklicken, der zum gesuchten Objekt führt (Anzeige desselben, mit "Download"-Möglichkeit).

Auf der Detailseite findest Du auch eine "Button" mit der Aufschrift "Drucken" - Alle Eintrags-Metadaten (die Details zum Eintrag) werden für den Ausdruck vorbereitet und können dann gedruckt werden.